财务制度
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供稿:财务处 日期:2021/03/03 浏览:
第一章 总 则
第一条 以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,提高学校财务管理水平和服务水平,加强会计档案管理,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局新修订的《会计档案管理办法》,结合学校实际,制定本办法。
第二条 会计档案是指学校在进行会计核算、财务管理等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 会计档案由财务处和档案馆共同管理。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案馆负责会计档案移交后的保管、利用和牵头组织鉴定销毁等工作。
第二章 会计档案的归档内容
第四条 下列会计资料应进行归档:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第五条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第六条 可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。对采用电子计算机进行会计核算的,除了保存电子信息会计资料外,还须打印出的纸质会计档案。
第三章 会计档案的立卷、归档、保管
第七条 学校每年形成的会计档案,由财务处按照归档要求,负责整理、立卷,装订成册,编制会计档案保管、移交清册。
(一)财务处指定专人保管会计档案,出纳员不得兼管会计档案。
(二)会计档案保管员负责会计档案的收集、整理、装订、归卷等工作。
(三)会计档案电子资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截至该软件停止使用或有重大更改后5年。以电子介质保存的会计资料,根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放。
(四)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处会计档案保管员保管一年,期满之后,由财务处编制移交清册,移交校档案馆统一保管。
第四章 会计档案的查阅
第八条 学校保存的会计档案不得借出。由财务处保存暂未移交档案馆的会计档案按以下规定办理查阅:
(一)财务处必须指定专门档案管理人员负责提供会计档案查阅,其他非指定人员一律不得提供各类会计档案查阅查询。凡查阅档案者须说明所查阅内容及用途,档案管理员按照规定程序进行查阅并办理登记手续。
(二)严格查阅程序和手续。
1.校内教职工查阅有关本人的会计档案,须持个人有效身份证件;
2.校内有关部门出于审计、取证等需要查档,通过档案管理人员或财务负责人指定人员提供查阅;
3.校外有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件。
4.查阅电子数据,可由财务人员办理相关手续后代为查阅。
5.如有特殊需要,如查阅或者复制,需经档案馆或财务处负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。
第五章 会计档案的保管期限
第九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分10年和30年。银行对账单、纳税申报表保管期限为10年,原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、日记账、辅助账簿、会计移交清册保管期限为30年,年度财务报告(决算)、会计档案保管清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第六章 会计档案的销毁
第十条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
(一)学校档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)学校负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)学校档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
第七章 附 则
第十二条 本办法由财务处负责解释。
第十三条 本办法自公布之日起施行。
第一条 以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,提高学校财务管理水平和服务水平,加强会计档案管理,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局新修订的《会计档案管理办法》,结合学校实际,制定本办法。
第二条 会计档案是指学校在进行会计核算、财务管理等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 会计档案由财务处和档案馆共同管理。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案馆负责会计档案移交后的保管、利用和牵头组织鉴定销毁等工作。
第二章 会计档案的归档内容
第四条 下列会计资料应进行归档:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第五条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第六条 可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。对采用电子计算机进行会计核算的,除了保存电子信息会计资料外,还须打印出的纸质会计档案。
第三章 会计档案的立卷、归档、保管
第七条 学校每年形成的会计档案,由财务处按照归档要求,负责整理、立卷,装订成册,编制会计档案保管、移交清册。
(一)财务处指定专人保管会计档案,出纳员不得兼管会计档案。
(二)会计档案保管员负责会计档案的收集、整理、装订、归卷等工作。
(三)会计档案电子资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截至该软件停止使用或有重大更改后5年。以电子介质保存的会计资料,根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放。
(四)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处会计档案保管员保管一年,期满之后,由财务处编制移交清册,移交校档案馆统一保管。
第四章 会计档案的查阅
第八条 学校保存的会计档案不得借出。由财务处保存暂未移交档案馆的会计档案按以下规定办理查阅:
(一)财务处必须指定专门档案管理人员负责提供会计档案查阅,其他非指定人员一律不得提供各类会计档案查阅查询。凡查阅档案者须说明所查阅内容及用途,档案管理员按照规定程序进行查阅并办理登记手续。
(二)严格查阅程序和手续。
1.校内教职工查阅有关本人的会计档案,须持个人有效身份证件;
2.校内有关部门出于审计、取证等需要查档,通过档案管理人员或财务负责人指定人员提供查阅;
3.校外有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件。
4.查阅电子数据,可由财务人员办理相关手续后代为查阅。
5.如有特殊需要,如查阅或者复制,需经档案馆或财务处负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。
第五章 会计档案的保管期限
第九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分10年和30年。银行对账单、纳税申报表保管期限为10年,原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、日记账、辅助账簿、会计移交清册保管期限为30年,年度财务报告(决算)、会计档案保管清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第六章 会计档案的销毁
第十条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
(一)学校档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)学校负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)学校档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
第七章 附 则
第十二条 本办法由财务处负责解释。
第十三条 本办法自公布之日起施行。
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