规章制度
KB平台|(中国)有限公司官方网站综合档案管理与借阅制度
供稿:办公室 日期:2021/04/07 浏览:
第一章 总 则
第一条 为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想,十九届四中、五中全会精神,加强学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为学校及社会服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《黑龙江省档案管理条例》,结合学校实际,制定本制度。
第二条 本制度所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程,是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶,是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据,具有极其重要的凭证价值和参考作用。学校要加强对档案工作的领导,并纳入事业发展规划。
第四条 学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度,维护档案的完整与安全,便于学校各方面的利用。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案资料的专门机构,其业务接受省教育厅和省档案局(馆)的指导、监督与检查。
第二章 领导体制、机构及其职责
第五条 学校档案工作接受各级教育行政管理部门的管理,同时接受各级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。
第六条 学校档案工作由档案工作领导小组直接领导,其主要职责为:
1.贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度。
2.将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3.建立健全与办学规模相适应的档案机构,对全校档案工作进行监督检查和考核。
4.研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 学校档案馆是学校档案工作的管理部门和永久保存并提供学校档案以供利用的专门机构。对于需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,根据实际需要设立档案分室单独保管。
第八条 档案馆的管理职责为:
1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。
2.拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。
3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。
4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。
5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
6.开展档案的开放和利用工作。
7.建立健全档案工作网络,开展全校专(兼)职档案人员的业务培训。
8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。
9.开展档案学术研究和交流活动。
第九条 学校根据档案数量和工作任务为档案馆配备适量专职档案工作人员。
第十条 各部门应有一名负责人分管本部门的档案工作,根据需要配备适量兼职档案工作人员。
第十一条 档案工作人员应遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。
第三章 条件保障
第十三条 档案馆档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
第十四条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。对不适应档案工作发展需要或不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或新建。存放涉密档案应设立专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。档案库房面积应满足档案工作发展需要,留有存储发展空间。
第十五条 学校设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。
第四章 档案管理
第十六条 学校建立健全档案工作检查、考核与评估制度,保证档案工作与其他各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十七条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围为:
1.党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2.行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3.学生类:主要包括上级有关招生工作的文件材料、招生计划、规定、生源计划、招生工作宣传材料、本校招生简章、招生工作报告、总结、学生学籍表、新生录取名册及新生名单、在校学生名册及统计表、学生学籍变更(升级、留级、休学、退学、转学、复学)材料、各类奖、助学金评审结果、新生开学典礼、毕业生毕业典礼大会材料、学生奖励及学生处分材料、毕业生名册等材料。
4.教学类:按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(教办字〔1987〕016号)的相关规定执行。主要包括上级关于教学工作的文件材料、本校教学事业发展规划实施方案、本校教学工作会议材料、教学改革、培养目标、培养规格、学制以及教学管理等方面的文件材料、教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料、教学统计报表、教学管理工作中各类先进集体、个人评奖材料、上级有关学位工作有关文件、本校学位评定条例、办法及计划、总结、本科生优秀学士学位论文、学位委员会授予学位名册、学位委员会组成名单、毕业生毕业资格审查表、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料、学生成绩总册等。
5.科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行,主要包括上级关于科研工作的文件、本校科研工作计划、总结、规章制度、本校科研工作统计报表、科研年报、科研项目表、校科研成果管理文件材料、学会工作(学术活动)文件材料、科研课题 按项目进行整理、教改课题 按项目进行整理等材料。
6.基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
7.仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
9.出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
10.外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
11.财会类:按《会计档案、管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)执行,主要包括上级关于财务管理方面的文件材料、本校财务工作计划、总结、规章制度、校财务工作请示、报告、批复等文件材料、参加上级财务工作会议带回的文件材料、本校财务管理工作表彰材料;获得市级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等材料、会计报表、决算报表、会计帐册(总账、明细账、日记账)、会计凭证(原始凭证、记账凭证)、工资发放名册、各种奖金、奖学金、助学金、名册等材料。
12.人事类:纳入学校管理的教职工人事档案按中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》执行,主要包括上级有关人事工作文件、关于机构、编制规划、计划的报告及上级批复、教职工评定、聘任专业技术职务的文件材料、人事统计报表及教职工信息册、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料、教职工工资审批表及工资调整材料及名册、教职工名册登记表、人事工作计划、总结、规章制度及重要会议记录、教职工校内津贴、奖金、福利(评残、工伤、死亡、抚恤、保险、福利等)工作材料、参加上级人事工作会议带回的文件材料、获得市级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等材料、教师工作量的规定及执行情况等材料。
上述归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录音(像)带、光盘等各种载体形式。
第十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目,如学校为主办单位,该项目的完整档案送交档案馆保存;如学校为协作单位,须将与学校承担任务有关的档案正本送交档案馆保存,复制本送主办单位保存。
第十九条 学校职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于学校职工在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应制定专门的制度和办法。
第二十条 学校实行档案材料形成部门、课题组立卷归档制度。各部门兼职档案员应做好日常文件材料的收集、整理工作,按时向校档案馆移交。
第二十一条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件归档按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局2018年12月14日发布的第14号令)以及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T-18894-2016)执行。
第二十二条 档案材料归档时间:
1.学校各部门形成的党群、行政、外事等文书类文件材料,经系统整理后在次年5月底前归档。
2.各教学单位形成的教学文件材料,经系统整理后,其中的学生学籍登记表、学籍异动表、毕业生学业成绩表等应在当年的10月底前归档;其他教学综合管理文件材料应在次年5月底前归档。
3.科研类档案应在项目验收后2个月内归档。
4.基建类档案应在项目竣工后3个月内归档。
5.仪器设备类档案应在验收后6个月内归档。
6.财会类档案由财务处整理归档。当年形成的财会档案,在会计年度终了后,暂由财务处保管1年后再移交到校档案馆。因工作需要确需推迟移交的,应经相关负责人批准同意。财务处临时保管财会档案最长不超过3年。临时保管期间,财会档案保管应符合国家档案管理有关规定。
7.声像类档案(光盘、照片、录音带、录像带等)在文件形成的年终归档,重要的应即时归档。
8.实物类档案(学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品)应即时归档。
第二十三条 档案材料质量要求:
归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级发文与文件处理单并存,学校文件与文件签发单、定稿并存;正文与附件并存;学校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等须用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;文集、学位论文等装订须采用线装或无线胶订;声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像应图像清晰、音质良好。
第二十四条 档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十五条 档案馆按照相关规定确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十六条 档案馆采用适当的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
第二十七条 档案馆要对馆藏档案进行定期安全检查,切实做好防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作,消除安全隐患,确保档案实体安全和档案信息安全。遇有特殊情况,应立即向档案工作领导小组报告,及时处理。
第二十八条 档案馆应建立、健全库房管理制度,由专人负责档案库房的技术管理工作。
第二十九条 学校档案馆应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密,须严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法相关规定办理。
第三十条 学校档案由档案馆保管。在国家需要时,档案馆应提供所需的档案原件或复制件。
第三十一条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案借阅
第三十二条 严格履行档案借阅管理手续,并应在《KB平台|(中国)有限公司官方网站档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。
第三十三条 凡学校教职工、学生因工作或学习需要查阅档案时,凭本人身份证、工作证、学生证等有效证件,进行登记方可查阅,除特殊类档案外(各种会议记录、土地证、房产证、启用旧钢印、水印等),需经本部门主管领导和主管校领导同意后,方可查阅;外单位团体或个人要查阅档案,需要持单位介绍信和本人身份证,经主管领导和档案馆主管校领导同意后,方可查阅。
第三十四条 绝密、机密档案材料一般不供查阅,如有特殊需要,需经档案工作领导小组办公室批准后,并限定范围,方可查阅。
第三十五条 对于重要珍贵的档案,一般不提供原件使用。复制时,须经有关部门负责人同意,由档案工作人员负责复印。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
第三十六条 档案一般不外借,特殊需要者须办理借阅手续,限期归还。一般借阅时间不得超过一周。如因工作需要延长时,经档案馆馆长批准后,需办理续借手续。
第三十七条 档案员对借出的档案要定期催还,对归还的档案,要详细的检查无误后,并在借阅登记表上注销。
第三十八条 借阅者要爱护档案,妥善保管,自觉遵守安全保密制度。不能任意转借和私自摘录、复印、涂改、抽页、剪裁、污损及丢失,违者追究法律责任。
第六章 档案的利用与公布
第三十九条 档案馆需按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或个人无权公布学校档案。
第四十条 属下列情况之一者,不得对外公布:
1.涉及国家秘密的。
2.涉及专利或技术秘密的。
3.涉及个人隐私的。
4.档案形成部门规定限制利用的。
第四十一条 凡持有合法证明的部门或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
第四十二条 未开放的档案利用,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应经档案形成部门或本人同意,必要时报请档案工作领导小组办公室审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,应经学校保密工作领导小组办公室批准。
第四十三条 档案馆设立阅览场所,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为查阅利用档案创造便利条件。
第四十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆为查阅利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,可按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应无偿和优先提供。
第四十五条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应经档案形成部门同意,并报请档案工作领导小组办公室批准。
第四十六条 档案馆应采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。
第七章 考核、奖励与处罚
第四十七条 学校定期对全校档案工作进行检查和考核。对在档案工作中做出贡献的部门或个人,给予表彰与奖励:
1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。
2.在档案的保护和智慧化管理工作中做出显著成绩的。
3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
4.将重要或珍贵档案捐赠给学校的。
5.同违反档案法律法规的行为做斗争,表现突出的。
第四十八条 有下列行为之一的,学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法予以处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:
1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的。
2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。
3.涂改、伪造档案的。
4.擅自出卖、赠送、交换档案的。
5.不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的。
6.其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第四十九条 本制度由档案馆负责解释。
第五十条 本制度自公布之日起施行。
附件:1.KB平台|(中国)有限公司官方网站档案借阅申请单
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第一条 为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想,十九届四中、五中全会精神,加强学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为学校及社会服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《黑龙江省档案管理条例》,结合学校实际,制定本制度。
第二条 本制度所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程,是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶,是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据,具有极其重要的凭证价值和参考作用。学校要加强对档案工作的领导,并纳入事业发展规划。
第四条 学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度,维护档案的完整与安全,便于学校各方面的利用。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案资料的专门机构,其业务接受省教育厅和省档案局(馆)的指导、监督与检查。
第二章 领导体制、机构及其职责
第五条 学校档案工作接受各级教育行政管理部门的管理,同时接受各级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。
第六条 学校档案工作由档案工作领导小组直接领导,其主要职责为:
1.贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度。
2.将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3.建立健全与办学规模相适应的档案机构,对全校档案工作进行监督检查和考核。
4.研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 学校档案馆是学校档案工作的管理部门和永久保存并提供学校档案以供利用的专门机构。对于需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,根据实际需要设立档案分室单独保管。
第八条 档案馆的管理职责为:
1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。
2.拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。
3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。
4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。
5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
6.开展档案的开放和利用工作。
7.建立健全档案工作网络,开展全校专(兼)职档案人员的业务培训。
8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。
9.开展档案学术研究和交流活动。
第九条 学校根据档案数量和工作任务为档案馆配备适量专职档案工作人员。
第十条 各部门应有一名负责人分管本部门的档案工作,根据需要配备适量兼职档案工作人员。
第十一条 档案工作人员应遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。
第三章 条件保障
第十三条 档案馆档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
第十四条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。对不适应档案工作发展需要或不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或新建。存放涉密档案应设立专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。档案库房面积应满足档案工作发展需要,留有存储发展空间。
第十五条 学校设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。
第四章 档案管理
第十六条 学校建立健全档案工作检查、考核与评估制度,保证档案工作与其他各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十七条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围为:
1.党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2.行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3.学生类:主要包括上级有关招生工作的文件材料、招生计划、规定、生源计划、招生工作宣传材料、本校招生简章、招生工作报告、总结、学生学籍表、新生录取名册及新生名单、在校学生名册及统计表、学生学籍变更(升级、留级、休学、退学、转学、复学)材料、各类奖、助学金评审结果、新生开学典礼、毕业生毕业典礼大会材料、学生奖励及学生处分材料、毕业生名册等材料。
4.教学类:按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(教办字〔1987〕016号)的相关规定执行。主要包括上级关于教学工作的文件材料、本校教学事业发展规划实施方案、本校教学工作会议材料、教学改革、培养目标、培养规格、学制以及教学管理等方面的文件材料、教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料、教学统计报表、教学管理工作中各类先进集体、个人评奖材料、上级有关学位工作有关文件、本校学位评定条例、办法及计划、总结、本科生优秀学士学位论文、学位委员会授予学位名册、学位委员会组成名单、毕业生毕业资格审查表、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料、学生成绩总册等。
5.科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行,主要包括上级关于科研工作的文件、本校科研工作计划、总结、规章制度、本校科研工作统计报表、科研年报、科研项目表、校科研成果管理文件材料、学会工作(学术活动)文件材料、科研课题 按项目进行整理、教改课题 按项目进行整理等材料。
6.基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
7.仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
9.出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
10.外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
11.财会类:按《会计档案、管理办法》(财政部、国家档案局第79号令)执行,主要包括上级关于财务管理方面的文件材料、本校财务工作计划、总结、规章制度、校财务工作请示、报告、批复等文件材料、参加上级财务工作会议带回的文件材料、本校财务管理工作表彰材料;获得市级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等材料、会计报表、决算报表、会计帐册(总账、明细账、日记账)、会计凭证(原始凭证、记账凭证)、工资发放名册、各种奖金、奖学金、助学金、名册等材料。
12.人事类:纳入学校管理的教职工人事档案按中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》执行,主要包括上级有关人事工作文件、关于机构、编制规划、计划的报告及上级批复、教职工评定、聘任专业技术职务的文件材料、人事统计报表及教职工信息册、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料、教职工工资审批表及工资调整材料及名册、教职工名册登记表、人事工作计划、总结、规章制度及重要会议记录、教职工校内津贴、奖金、福利(评残、工伤、死亡、抚恤、保险、福利等)工作材料、参加上级人事工作会议带回的文件材料、获得市级及其以上部门表彰的决定、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等材料、教师工作量的规定及执行情况等材料。
上述归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录音(像)带、光盘等各种载体形式。
第十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目,如学校为主办单位,该项目的完整档案送交档案馆保存;如学校为协作单位,须将与学校承担任务有关的档案正本送交档案馆保存,复制本送主办单位保存。
第十九条 学校职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于学校职工在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应制定专门的制度和办法。
第二十条 学校实行档案材料形成部门、课题组立卷归档制度。各部门兼职档案员应做好日常文件材料的收集、整理工作,按时向校档案馆移交。
第二十一条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件归档按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局2018年12月14日发布的第14号令)以及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T-18894-2016)执行。
第二十二条 档案材料归档时间:
1.学校各部门形成的党群、行政、外事等文书类文件材料,经系统整理后在次年5月底前归档。
2.各教学单位形成的教学文件材料,经系统整理后,其中的学生学籍登记表、学籍异动表、毕业生学业成绩表等应在当年的10月底前归档;其他教学综合管理文件材料应在次年5月底前归档。
3.科研类档案应在项目验收后2个月内归档。
4.基建类档案应在项目竣工后3个月内归档。
5.仪器设备类档案应在验收后6个月内归档。
6.财会类档案由财务处整理归档。当年形成的财会档案,在会计年度终了后,暂由财务处保管1年后再移交到校档案馆。因工作需要确需推迟移交的,应经相关负责人批准同意。财务处临时保管财会档案最长不超过3年。临时保管期间,财会档案保管应符合国家档案管理有关规定。
7.声像类档案(光盘、照片、录音带、录像带等)在文件形成的年终归档,重要的应即时归档。
8.实物类档案(学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品)应即时归档。
第二十三条 档案材料质量要求:
归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级发文与文件处理单并存,学校文件与文件签发单、定稿并存;正文与附件并存;学校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等须用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;文集、学位论文等装订须采用线装或无线胶订;声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像应图像清晰、音质良好。
第二十四条 档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十五条 档案馆按照相关规定确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十六条 档案馆采用适当的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
第二十七条 档案馆要对馆藏档案进行定期安全检查,切实做好防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作,消除安全隐患,确保档案实体安全和档案信息安全。遇有特殊情况,应立即向档案工作领导小组报告,及时处理。
第二十八条 档案馆应建立、健全库房管理制度,由专人负责档案库房的技术管理工作。
第二十九条 学校档案馆应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密,须严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法相关规定办理。
第三十条 学校档案由档案馆保管。在国家需要时,档案馆应提供所需的档案原件或复制件。
第三十一条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案借阅
第三十二条 严格履行档案借阅管理手续,并应在《KB平台|(中国)有限公司官方网站档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。
第三十三条 凡学校教职工、学生因工作或学习需要查阅档案时,凭本人身份证、工作证、学生证等有效证件,进行登记方可查阅,除特殊类档案外(各种会议记录、土地证、房产证、启用旧钢印、水印等),需经本部门主管领导和主管校领导同意后,方可查阅;外单位团体或个人要查阅档案,需要持单位介绍信和本人身份证,经主管领导和档案馆主管校领导同意后,方可查阅。
第三十四条 绝密、机密档案材料一般不供查阅,如有特殊需要,需经档案工作领导小组办公室批准后,并限定范围,方可查阅。
第三十五条 对于重要珍贵的档案,一般不提供原件使用。复制时,须经有关部门负责人同意,由档案工作人员负责复印。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
第三十六条 档案一般不外借,特殊需要者须办理借阅手续,限期归还。一般借阅时间不得超过一周。如因工作需要延长时,经档案馆馆长批准后,需办理续借手续。
第三十七条 档案员对借出的档案要定期催还,对归还的档案,要详细的检查无误后,并在借阅登记表上注销。
第三十八条 借阅者要爱护档案,妥善保管,自觉遵守安全保密制度。不能任意转借和私自摘录、复印、涂改、抽页、剪裁、污损及丢失,违者追究法律责任。
第六章 档案的利用与公布
第三十九条 档案馆需按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或个人无权公布学校档案。
第四十条 属下列情况之一者,不得对外公布:
1.涉及国家秘密的。
2.涉及专利或技术秘密的。
3.涉及个人隐私的。
4.档案形成部门规定限制利用的。
第四十一条 凡持有合法证明的部门或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
第四十二条 未开放的档案利用,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应经档案形成部门或本人同意,必要时报请档案工作领导小组办公室审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,应经学校保密工作领导小组办公室批准。
第四十三条 档案馆设立阅览场所,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为查阅利用档案创造便利条件。
第四十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆为查阅利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,可按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应无偿和优先提供。
第四十五条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应经档案形成部门同意,并报请档案工作领导小组办公室批准。
第四十六条 档案馆应采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。
第七章 考核、奖励与处罚
第四十七条 学校定期对全校档案工作进行检查和考核。对在档案工作中做出贡献的部门或个人,给予表彰与奖励:
1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。
2.在档案的保护和智慧化管理工作中做出显著成绩的。
3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
4.将重要或珍贵档案捐赠给学校的。
5.同违反档案法律法规的行为做斗争,表现突出的。
第四十八条 有下列行为之一的,学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法予以处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:
1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的。
2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。
3.涂改、伪造档案的。
4.擅自出卖、赠送、交换档案的。
5.不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的。
6.其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第四十九条 本制度由档案馆负责解释。
第五十条 本制度自公布之日起施行。
附件:1.KB平台|(中国)有限公司官方网站档案借阅申请单
2.KB平台|(中国)有限公司官方网站档案借阅登记表
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